Папка нового ИП: какие документы собрать в первый месяц и как их хранить

Документы нового ИП — это не архив ради архива. Через полгода их попросят банк, крупный заказчик или налоговая, и найти нужную квитанцию за пять минут — большое облегчение. Ниже — что собрать в первый месяц, что добавится дальше и как всё разложить.

Стартовый пакет: первый месяц

Что внутри листа записи и как его получить повторно, мы разобрали в статье про лист записи ЕГРИП. Если квитанции об УСН не нашли — читайте, как проверить свой налоговый режим.

Что добавится в процессе работы

Книга учёта доходов и расходов

КУДиР — это налоговый регистр, в котором ИП на УСН записывает доходы, а на объекте «доходы минус расходы» — и расходы. Её ведут все упрощенцы с первого дня, даже если доходов нет. Онлайн-бухгалтерия заполняет книгу автоматически по выписке банка.

Первичные документы

• договоры с клиентами и поставщиками;
• счета, акты, накладные, УПД;
• банковские выписки и платёжные поручения;
• кассовые чеки и отчёты кассы, если она есть;
• чеки самозанятых, если вы им платите.

На УСН «доходы минус расходы» каждый расход должен быть подтверждён документом — без него расход не уменьшит налог.

Налоговые документы

• уведомления об исчисленных налогах и квитанции о приёме;
• декларации по УСН;
• требования и письма из налоговой и ваши ответы.

Как хранить: простая схема

1. Одна облачная папка «ИП» с подпапками по годам.
2. Внутри года — «Налоги», «Банк», «Договоры», «Касса».
3. Отдельная папка «Старт» — лист записи, УСН, подпись. Её не трогают годами.
4. Резервная копия — на второй диск или в почту.

Сколько хранить

Налоговая может проверить три календарных года, предшествующих году проверки. Поэтому документы, на основании которых считали налог, разумно хранить не меньше этого срока. Для отдельных документов закон устанавливает более долгие сроки — например, по сотрудникам. Если вы планируете переносить убытки на УСН «доходы минус расходы», документы по ним хранят весь период переноса.

Чек-лист на конец первого месяца

• ☐ Лист записи ЕГРИП и документ о постановке на учёт — в папке «Старт»
• ☐ Квитанция о приёме уведомления об УСН — там же
• ☐ Реквизиты расчётного счёта — в шаблоне счёта клиенту
• ☐ Сертификат подписи — срок действия в календаре
• ☐ КУДиР заведена (в сервисе или в таблице)
• ☐ Папка для договоров и актов создана

Кто будет вести КУДиР и уведомления — решите вместе со статьёй про онлайн-бухгалтерию для новичка. Остальные дела первого месяца — в плане после регистрации.